e-Fatura Çözümleri

e-Fatura (Elektronik Fatura) Nedir?

e-Fatura, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada bulunması gereken tüm bilgileri barındıran kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip elektronik belgedir.

e-Fatura Kapsamı

2014 yılı ve devam eden yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, bir sonraki yıl hesap döneminin başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmelidir. 2016 yılı ve devam eden yıllarda mükellefiyet tesis ettirenler, mükellefiyet tesis ettirdikleri tarih ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde, izleyen hesap döneminden sonraki hesap dönemi başından itibaren e-Fatura uygulamasına tabi olurlar.

e-Fatura’nın Avantaj ve Üstünlükleri

  1. Fatura maliyetini düşürür,
  2. Harcanan işgücünü azaltır,
  3. Fatura sürecini kısaltır, nakit akışını hızlandırır,
  4. Fatura baskı sürecinden kurtarır,
  5. Faturaları fiziksel koşullardan korur,
  6. Faturaların dijital ortamda güvenli, kolay ve hızlı bir şekilde gönderilmesini sağlar,
  7. Ticari fatura itiraz süreçlerini kolaylaştırır,
  8. Kağıt tasarrufu sayesinde de doğa dostu olarak, e-Dönüşüm’de hızınıza hız katar.

e-Fatura (Elektronik Fatura) Mükelleflerinin Çalışabilecekleri Yöntemler

Mükelleflerin öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (KamuSM) mali mühür başvurusu yapmaları gerekmektedir. Sonrasında ise aşağıdaki yöntemlerden birini seçerek elektronik ortamda fatura düzenlemeye başlayabilirler.

GİB (Portal)

e-Fatura mükellefleri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Portal uygulamasını ücretsiz olarak kullanarak e-Fatura düzenleyebilirler.

Özel Entegratör (Portal, Konnektör, Web Servis)

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki ve izin almış Özel Entegratörler aracılığıyla e-Fatura geçişi sağlanabilir. Özel Entegratörler’in de Portal, Konnektör ve Entegrasyon olmak üzere 3 ayrı yöntemi vardır.

 

Portal: Yılda en fazla 6000 adet gelen/giden fatura adedine sahip mükelleflerin kullanabileceği yöntemdir.

Mükellefin kullandığı muhasebe programının (ERP) önemi yoktur. Faturalar manuel oluşturulup kesilerek, muhasebe programına da yine manuel olarak işlenir.

 

Konnektör: Muhasebe programında yer alan alanlar doğrultusunda sorgular (kodlar) yazılarak elde edilen ara bir yazılımdır.

Muhasebe programlarıyla uyumlu çalışabildikleri gibi içerisinde yer alan Fatura Oluşturma alanından da kolaylıkla faturalar oluşturulmasını sağlayarak bağımsız da çalışabilmektedir. Muhasebe programında verilerin çekilmesini sağlayarak faturaların tekli veya toplu gönderimini gerçekleştirir.

 

Entegrasyon: Muhasebe programlarıyla gerekli yazılımsal süreç (Entegrasyon) tamamlandıktan sonra muhasebe programının içerisinden fatura gönderilebilen yöntemdir.

 

Direkt Entegrasyon

Mükelleflerin, kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinin, Başkanlığın e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yolundan yararlanılabilir. Bu yöntemi kullanan kullanıcılar, 7/24 kesintisiz bir bağlantı sağlayarak e-Fatura oluşturup gönderebilirler. Bu yöntemden yararlanmak için ise faydalanmak istenildiğini belirtmek, yüksek maliyet ve güçlü bir altyapı gerekmektedir.

e-Fatura’nın Düzenlenmesi

  1. Yukarıda bahsedilen yöntemlerden biri seçildikten sonra da, elektronik ortamda faturalar oluşturularak gönderilmeye başlanırken kağıt fatura kesimine son verilmiş olur.
  2. e-Fatura (Elektronik Fatura) sadece e-Fatura kullanıcısına düzenlenebilir.
  3. Eğer alıcı e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kullanıcı değilse ve gönderici de sadece e-Fatura kullanıcısı ise kağıt fatura düzenlemek zorundadır.
  4. Kullanılan sistem içerisinden, müşteri bilgileri, fatura bilgileri ve satışı gerçekleşen ürün veya hizmetlerin kalemleri oluşturularak alıcıya iletilmek üzere gönderilir.
  5. Gönderilen e-Fatura’lar, ilk olarak GİB sistemine düşerek oradan alıcıya ulaşır.
  6. e-Fatura’ların gelişi de yine aynı şekilde GİB aracılığıyla gerçekleşir.
  7. Temel ve Ticari Fatura olmak üzere ikiye ayrılırlar.

Hizmetin Sonuçları

  1. Kağıt faturalar ve birlikte gönderilecek zarfların matbaadan basılma maliyetleri fatura ve zarf başına birim fiyatlardan hesaplanmaktadır. Bunlarla birlikte yazıcı ve kartuş maliyetinin de eklenmesi gerekmektedir.
  2. Gönderilecek faturaların kopyalarının yazıcıdan çıkarılması, her kopyanın kaşelenip ve imzalanması ve müşteriye gönderilmek üzere zarfa yerleştirilerek kargoya verilmesi gerekmektedir.
  3. Bunların yanında tahsilat süreçlerinin uzamasıyla birlikte, para kazanmak için yapılan satışlardan elde edilen kazancın kazanılması uzun sürelerde gerçekleşmektedir.
  4. Kısacası yukarıdaki paragraflarda bahsedilen, fatura kesip göndermek için gereken süreçler hem maddi olarak zarar hem de zaman kaybı demektir. e-Fatura’ya geçiş ile her iki türlü kazanç elde edilmektedir.

 

e–Fatura (Elektronik Fatura) Konnektör

MetinMaliyet Tasarrufu

Baskı, kargo, kurye, arşivleme ve iş gücünden tasarruf sağlar.

MetinDaha Yeşil Bir Dünya

İşlerin fiziksel ortamdan elektronik ortama geçmesi ile ağaçların kesilerek fatura kağıdı için kullanılmasının önüne geçer.

MetinHızlı ve Güvenli

Faturalarınız elektronik olarak daha kısa zamanda hazırlanır, Faturaların nakit akış planına dahil olma sürecini hızlandırır.

MetinKolaylık

Elektronik ortamda kolay ve hızlı şekilde istenildiğinde ibraz edilir.

e-Fatura Çözümleri Sıkça Sorulan Sorular

Zorunluluk kapsamında olup e-Fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

Perakende satış yapan firma ve alıcı taraf e-Fatura sistemine kayıtlı ise kesilecek olan faturanın e-fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

TÜRKKEP sadece, gönderici olarak hizmet verdiği hesap sahiplerine KEP rehberini sorgulama hizmeti verir. KEP rehberi sorgulamaları zorunlu veya isteğe bağlı rehber alanları kullanılarak gerçekleştirilir.

Ticari ihtiyaçlar göz önünde tutularak Ticari Fatura Senaryosu oluşturulmuştur. Ticari fatura Senaryosunda fatura kabul, red ve iade işlemleri tamamen mesajlaşma platformu üzerinden gerçekleştirilecektir. Ticari fatura senaryosunun kullanımı ancak tarafların anlaşmış olmasına bağlıdır. Temel fatura senaryosunun bir talebe bağlı olarak kaldırılması mümkün değildir.

Az sayıda fatura düzenleyen mükellefler için e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve “www.efatura.gov.tr” internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla gerçekleştirilebilirler.

Yüksek sayıda fatura düzenleyen çeşitli faturalama ihtiyaçları bulunan gelişmiş bilgi işlem sistemlerine sahip mükellefler bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla e-Fatura uygulamasından yararlanabilirler

Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde yada bilgi işlem sistemi işletmek istememeleri halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır.

Aynı holding bünyesinde de olsa farklı firmaların tek bir akıllı karta mali mühürlerini yüklenmesi mümkün değildir. Ancak, kurum tarafından HSM cihazına kurumunuzun mali mühür sertifikası yüklenebilir. Birden fazla kişi bu tek HSM cihazına, erişim hakları ayarlanmış farklı bilgisayarlardan aynı anda Elektronik Mali Mühür Sertifikasını kullanabilirler.

Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi “https://merkez.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jsp” adresinde yayımlanmaktadır. Kayıtlı kullanıcıların sorgulandığı web servis sadece entegratör olan kullanıcılara açıktır.

e-Fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen ve e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.

GİB’in belirlemiş olduğu standart bir fatura numara şablonu bulunmaktadır:

İlk 3 karakter mükellefin belirleyebileceği sabit karakterler (Harfler),

Takip eden 4 karakter sabit ve yıl değeri,

Takip eden 9 karakter ise 000000001’den başlamak ve sıralı gitmek suretiyle sıralı artan rakamlardan oluşmaktadır.

Alıcı tarafından ret yanıtı ya da kabul edildiyse iade faturası hazırlanacak ve iletilecek.

Evet istersek bize gelen e-Faturayı lokal makinemize indirebiliyoruz.

e-Fatura Uygulaması, sistemde tanımlanmış olan mükellefler arasındaki faturalaşmaya imkân tanımakta olup, yurtdışındaki bir alıcının uygulama üzerinden tanımlanması mümkün olmadığından ihracat faturalarının mevcut sistem üzerinde düzenlenmesi şu an için mümkün değildir. Aynı durum ithalatta da geçerlidir.